ADMINISTRASI
Pengertian Administrasi
A. Administrasi Secara Etimologis
Secara etimologis perkataan
Indonesia “Administrasi” yang bahasa Inggrisnya “Administration”,berasal
dari kata Latin, yaitu : “Ad + ministrare” dan “Administratio”. Ad + ministrate berarti melayani, membantu atau
memenuhi (The Liang Gie, 1965). Sedangkan Administratio berarti pemberian bantuan,
pelaksanaan, pimpinan, dan pemerintahan. (Atmosudirdjo, 1986)
Jadi, Administrasi pada
hakekatnya adalah usaha untuk menolong, usaha untuk membantu, usaha untuk
memimpin atau mengarahkan semua kegiatan dalam pencapaian tujuan yang telah
ditentukan.
B. Administrasi dalam Arti Sempit
Perlu dipahami bahwa
istilah Administrasi di Indonesia masih sering dipakai dalam arti “Tata Usaha”.
Pengertian yang demikian ini merupakan warisan dari zaman penjajahan Belanda.
Pada zaman penjajahan Belanda dahulu, istilah Belanda “Administratie” disalin kedalam Bahasa Indonesia
menjadi “Administrasi”.
Administratie dalam Bahasa
Belanda ini pada umumnya diartikan sebagai “Elke steiselmatige ordening en
schriftelijke vastlegging van gegevens, samengesteld met het doel een overzicht
van deze gegevens te verkrijgen in hun geheel en hun onderling verband “.
(Setiap penyusunan keterangan-keterangan secara sistematis dan pencatatannya
secara tertulis dengan maksud untuk memperoleh suatu ikhtisar mengenai
keterangan-keterangan itu dalam keseluruhannya dan dalam hubungannya satu sama
lain) (The Liang Gie,1972). Sebenarnya pengertian
administratie yang demikian baru merupakan salah satu aspek cakupan istilah
administratie. Karena masih ada dua aspek lainnya yang merupakan cakupannya,
yakni: “bestuur” atau manajemen dari kegiatan-kegiatan organisasi, dan “beheer”
atau manajemen dari sumber-sumber daya seperti: finansial, personil, materiil,
gudang, dan sebagainya. Hanya saja yang lebih populer di kalangan bangsa
Indonesia sebagai pihak yang dijajah ialah pengertian administratie dari
aspek tata usaha. (Atmosudirdjo,1986)
Jadi, pengertian
Administratie yang dikenal luas di Indonesia ialah tata usaha. Oleh karena itu,
sampai sekarang di Indonesia istilah “Administrasi” masih sering diartikan
sebagai tata usaha atau pekerjaan tulis-menulis, catat-mencatat pelbagai
keterangan.
Pengertian Administrasi
sebagai kegiatan tulis menulis, catat-mencatat pelbagai keterangan itu ,
dijelaskan oleh Harris Muda Nasution dalam bukunya “Kursus Pengetahuan
Administrasi“, sebagai berikut :
“Dalam arti yang sempit
bahkan pengertian sehari-hari, maka Administrasi artinya adalah tata usaha.
Tata usaha ialah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu
pekerjaan yang berhubungan dengan pekerjaan tulis-menulis, surat-menyurat dan
mencatat / membukukan setiap perubahan atau kejadian yang terjadi di dalam
organisasi”. (The Liang Gie,1972)
Arifin Abdulrachman (1971) mengemukakan pula bahwa, Administrasi dalam
arti tata usaha kegiatannya meliputi penerimaan surat, penyimpanan surat,
korespondensi, penduplikasian, penctatan-pencatatan pada buku-buku atau
kartothik, pokoknya segala macam pekerjaan yang ada hubungannya dengan apa yang
dinamakan pekerjaan kertas, bahkan yang meliputi juga pekerjaan-pekerjaan
penelponan dan penerimaan tamu.
Berdasarkan pendapat kedua
ahli tersebut diatas, maka dapatlah dimengerti bahwa pengertian administrasi
dalam arti sempit meliputi perbuatan tulis-menulis, catat-mencatat, yang
kesemuanya merupakan kegiatan penyediaan bahan keterangan yang diperlukan dalam
setiap organisasi. Kegiatan-kegiatan yang demikian itu dalam bahasa Indonesia
telah lazim dipergunakan istilah “Tata Usaha”.
C. Administrasi dalam Arti Luas
Dua istilah yang mirip
tulisan dan bunyinya, namun berbeda makna dan isinya, yaitu “Administratie” (Bld) dan “Administration” (Ing), sama-sama disalin dalam
satu istilah bahasa Indonesia yaitu “Administrasi”, maka istilah yang kemudian
ini mempunyai dua pengertian yaitu : (1) Administrasi dalam pengertian sama
dengan pengertian administratie atau yang
lebih dikenal dengan kegiatan tatausaha, dan (2) Administrasi dalam pengertian
sama dengan administration. Untuk pengertian yang pertama kiranya telah jelas
diuraikan di atas, sedangkan pengertian yang kedua inilah yang akan di bahas
pada bagian berikut.
Asal-Usul
Administrasi itu telah ada sejak adanya
sekelompok manusia di bumi ini yang bekerja bersama-sama karena dorongan oleh
faktor keinginan maupun faktor keharusan untuk memenuhi kebutuhan atau
tujuan-tujuannya.
Administrasi sebagai suatu ilmu, meskipun
masih muda usianya, namun karena bersifat “aplied science” atau ilmu yang
bersifat terapan dalam kehidupan sehari-hari, maka memungkinkan ilmu ini
berkembang dengan cepat seirama dengan kemajuan zaman, kebudayaan dan
teknologi. Tetapi, sekalipun ilmu Administrasi bersifat terapan yang
dapat mempermudah kehidupan manusia, belum tentu dengan sendirinya dapat
memenuhi harapan masyarakat bila mana ilmu ini tidak aktif dikembangkan dan di
bina sepanjang masa sesuai tuntutan masyarakat.
Ilmu Administrasi lahir karena dibutuhkan
oleh masyarakat, dan lahirnya ilmu ini tidak dengan sendirinya tetapi melalui
perjuangan yang cukup lama oleh para pencintanya. Selanjutnya agar ilmu ini
dapat berkembang sepanjang masa dalam memenuhi kebutuhan masyarakat, maka ilmu
ini memerlukan pembinaan dan pengembangan. Sudah pasti bahwa orang-orang yang
menjadi pembina dan pengembang ilmu administrasi ini adalah orang-orang yang
telah menspesialisasikan dirinya dalam bidang ilmu administrasi, berikut
orang-orang yang membutuhkannya atau masyarakat pada umumnya.
Menurut Atmosudirdjo (1986), aministrasi
lebih popular dibanding dengan manajemen dikalangan bangsa-bangsa
Eropa Barat Kontinental terutama di Nederland, Jerman, Prancis , dan Italia. Negara-negara
ini pernah mendapat pengaruh kuat kekuasaan kerajaan Romawi selama 1000 tahun
lebih. Kerajaan Romawilah yang memperkenalkan penggunaan istilah administrasi
ini pada bangsa-bangsa yang ada dibawah kekuasaannya dan sekaligus dengan
penerapannya dalam kegiatan pemerintahan dan dalam kegiatan sosial maupun dalam
kegiatan perusahaan-perusahaan. Di zama Romawi seorang administrator
(pengelola, pengurus, pemimpin) adalah seorang yang telah mendapat kepercayaan
mengurus suatu kesatuan organisasi, harta benda berikut personilnya.
Administrasi di Italia dikenal dengan istilah “aministrazione”, di
Perancis dikenal dengan “administration”, sedang
di Belanda dikenal dengan “administratie”,
Istilah-istilah ini sesungguhnya merupakan hasil perkembangan dari istilah “administratio” (bahasa Latin). Di zaman Romawi
istilah adminitratio mencakupadministrare (tatausaha)
dan administro (leadership, manajemen).
Di Zaman keemasan Negara Romawi dengan pusat
ibu kota Roma, system administrasi telah berfungsi dengan baik. Sistem social,
ekonomi, dan kenegaraan diatur berdasarkan pola-pola tertentu yang dinamakan
“system administratio”.Unit-unit organisasi seperti dinas-dinas pemerintahan,
badan-badan social, perusahaan-perusahaan, dan lain-lain masing-masing
merupakan suatu administration atau unit administrasi yang dipimpin oleh
administrator. Administrator ini bertanggung jawab kepada pemilik unit
organisasi (magister, majikan, atasan) yang memberikan tugas dan kewajiban
kepadanya. Agar administrator dapat menjalankan tugasnya dengan baik, maka dia
harus menjalankan kegiatan-kegiatan seperti:
1.
Administer = melayani, mentaati terhadap majikan dan melakukan
segala sesuatu sesuai dengan kehendak atau kebijakan atasannya itu.
2.
Administrare = menyelenggarakan tatausaha seperti registrasi,
korespondensi, dan kearsipan.
3.
Administro = menggerakkan personil dalam rangka menjalankan
kegiatan organisasi yang dipimpin, yang berarti memimpin, mengemudikan,
mengatur (Atmosudirdjo, 1986).
Bangsa Indonesia yang pernah berada di bawah
kekuasaan pemerintah Belanda lebih mengenal istilah “administratie” dari pada
istilah yang lainnya. Hanya saja makna istilah administratie yang lebih popular
di kalangan bangsa Indonesia ialah makna administrasi dari aspek tatausaha. Hal
ini, terjadi karena sebagian besar bangsa Indonesia yang bekerja pada
pemerintahan Belanda menempati posisi Juru tulis, juru arsip atau
aktivita-aktivita yang lebih dikenal dengan “tatausaha”. Pada hal, sesungguhnya
istilah administratie itu jauh lebih luas maknanya dari itu, sama pengertiannya
dengan istilah “administration” seperti telah dikemukakandi atas. Untuk
jelasnya ruang lingkup kegiatan daministratie menurut Atmosudirdjo (1986)
meliputi: (1) Stelsel matige verkrijging, en verwerking van gegevens atau
di dalam bahasa Indonesian dinamakan “tatausaha”;(2) Bestuur yang berarti manajemen dari
kegiatan-kegiatan organisasi; dan (3) Beheer adalah
manajemen dari sumber-sumber daya (finansial, peronil, material, gudang,dan
sebagainya).
Dengan demikian, jika
seorang Belanda atau Jerman berbicara tentang keberesan administrasi, maka yang
dimaksud adalah keberesan tatausaha, organisasi, dan manajemen dari instansi
atau perusahaan yang bersangkutan (Atmosudirdjo,1986).
PendekataMasa perkembangan ilmu administrasi, sejak
lahirnya tahun 1886 sampai sekarang telah menjalani empat masa, yaitu :
1. Masa
pertama disebut survival
period (1886-1930). Tahun 1886 sering disebut sebagai “tahun” lahirnya ilmu
administrasi, karena pada tahun itulah gerakan manajemen/administrasi ilmiah
dimulai oleh Frederick Winslow Taylor di Amerika Serikat yang dijuluki bapak
ilmu manajemen, dan kemudian diikuti oleh Henry Fayol di Prancis yang dijuluki
pula bapak ilmu Administrasi. Dalam masa ini para sarjana mulai memperjuangkan
supaya pengetahuan administrasi sebagai ilmu yang mandiri atau sebagai salah
satu tertib-ilmu (disiplin). Demikian juga dalam masa inilah para ahli dan
sarjana mengkhususkan dirinya dalam bidang administrasi dan manajemen.
2. Masa kedua disebut consolidation and
completion period (1930-1945). Dalam masa ini asas-asas, rumus-rumus dan
kaidah-kaidah (norma) ilmu administrasi lebih disempurnakan. Dan dalam masa ini
juga mutu (quality) dan jumlah (quantity) para sarjana administrasi turut
dikembangkan serta gelar-gelar kesarjanaan dalam ilmu administrasi Negara dan
niaga banyak diberikan oleh lembaga-lembaga pendidikan tinggi.
3. Masa ketiga disebut human relations
period (1945-1959). Dalam masa ini para sarjana administrasi mulai
memperhatikan segi manusiawi dan menyelidiki segala hubungan dari semua orang
dalam kegiatan kerjasama, baik hubungan yang bersifat resmi (dinas,formal)
maupun yang tidak resmi (informal). Pada masa ini pula ditulis pula hampir
semua buku mengenai hubungan antar manusia dalam kegaiatan kerjasama mereka.
4. Masa keempat disebut behavioral period
(1959-sekarang). Dalam masa ini para sarjana administrasi mulai mengadakan
perhatian serta peningkatan terhadap penyelidikan mengenai tindakan-tindakan
dan perilaku orang-orang dalam kehidupan berorganisasi dan dalam bidang
pekerjaannyan system maupun pendekatan kontingensi (contingency approach).
Macam-Macam
1.
Administrasi
Publik
Administrasi Publik
(Inggris:Public Administration) atau Administrasi Negara adalah suatu bahasan
ilmu sosial yang mempelajari tiga elemen penting kehidupan bernegara yang
meliputi lembaga legislatif, yudikatif, dan eksekutif serta hal- hal yang
berkaitan dengan publik yang meliputi kebijakan publik, manajemen publik,
administrasi pembangunan, tujuan negara, dan etika yang mengatur penyelenggara
negara.
Secara sederhana,
administrasi publik adalah ilmu yang mempelajari tentang bagaimana pengelolaan
suatu organisasi publik. Meskipun sama-sama mengkaji tentang organisasi,
administrasi publik ini berbeda dengan ilmu manajemen: jika manajemen mengkaji
tentang pengelolaan organisasi swasta, maka administrasi publik mengkaji
tentang organisasi publik/pemerintah, seperti departemen-departemen, dan
dinas-dinas, mulai dari tingkat kecamatan sampai tingkat pusat. Kajian ini
termasuk mengenai birokrasi; penyusunan, pengimplementasian, dan pengevaluasian
kebijakan publik; administrasi pembangunan; kepemerintahan daerah; dan good
governance.
2.
Administrasi
Pembangunan
Merupakan sistem
administrasi yang dibuat untuk melakukan pengendalian usaha oleh pemerintah.
Tujuannya adalah untuk meralisasikan pertumbuhan yang sudah direncanakan pada
suatu kondisi yang lebih baik serta maju pada beberapa aspek.
Sistem administrasi
pembangunan ini mulai muncul pasca perang dunia II. Dimana pada masa itu, semua
negara di dunia membutuhkan sebuah sistem untuk bisa menciptakan pembangunan
negara mereka, setelah berakhirnya perang yang melibatkan hampir semua negara
yang ada di dunia.
Namun beberapa ahli
berpendapat, bahwa adanya Rencana Marshall dari Amerika, merupakan salah satu
motivasi utama terciptanya konsep administrasi pembangunan ini. Marshal Plan
ini merupakan sebuah program dari negara yang memenangkan peperangan untuk
membantu negara yang hancur dan mengalami kekalahan pada masa perang dunia II
tersebut.
3.
Administrasi
Lingkungan
Merupakan sebuah
rangkaian kegiatan yang dilaksanaka pemerintah dan masyarakat ya ng tujuannya
untuk mewujudkan wawasan lingkungan serta tanpa mengesampingkan kualitas
manusia dan lingkungan.
4.
Administrasi
Niaga
Administrasi Niaga
adalah "administrasi " dari suatu organisasi niaga secara keseluruhan
(dalam suatu perusahaan tersebut dijalankan oleh direksi perusahaan tersebut).
Administrasi Niaga
adalah "administrasi" yang mengejar tercapainya tujuan-tujuan yang
bersifat keniagaan (busness Objective). Administrasi Niaga itu dijalankan oleh
setiap manajer dalam suatu organisasi bisnis/niaga.
5.
Administrasi
Pendidikan
Administrasi Pendidikan
adalah sebuah proses kerja sama untuk mencapai tujuan pendidikan dengan melihat
hubungan antar komponen pendidikan sehingga dapat memperbaiki sistem pendidikan
dengan menggunakan perangkat yang mendukung kegiatan pembelajaran.
6.
Administrasi
Kependudukan
Administrasi
Kependudukan adalah rangkaian kegiatan penataan dan penertiban dalam penertiban
dokumen dan data kependudukan melalui Pendaftaran Penduduk, Pencatatan Sipil,
Pengelolaan Informasi penduduk serta pendayagunaan hasilnya untuk pelayanan
publik & Pembangunan sektor lain.
7.
Administrasi
Keuangan
Administrasi keuangan dalam arti sempit yaitu
segala pencatatan masuk dan keluarnya keuangan untuk membiayai suatu kegiatan
organisasi kerja yang berupa tata usaha atau tata pembukuan keuangan.
Dalam arti luas yaitu
kebijakan dalam pengadaan dan penggunaan keungan untuk mewujudkan kegiatan
organisasi yang berupa kegiatan perencanaan, pengaturan pertanggungjawaban, dan
pengewasan keuangan.
Perbedaan Administrasi
Perbedaan
Administrasi dengan Manajeman
Perbedaan antara administrasi dan manajemen adalah:
administrasi diperuntukkan untuk menentukan tujuan inti atau menetapkan
kebijakan, sedangkan manajemen untuk pelaksanaan kegiatan guna mencapai tujuan
dan pelaksanaan kebijakan yang ditetapkan.
Pada sebuah organisasi atau perusahaan, administrasi dan
manajemen memiliki level yang berbeda. Manajemen berada di level atas dengan
posisi jajaran manajer. Level ini seringkali disebut sebagai level pengambil
keputusan. Administrasi berada pada level operasional, dimana melaksanakan apa
yang diperintahkan oleh para pengambil keputusan.
Pandangan yang melihat
manajemen sebagai bagian dari administrasi dapat dikemukakan sebagai
berikut.
1. Dalton E Mc. Farland dalam bukunya “Management, Principles and Practices” membedakan
arti administrasi dan manajemen, namun yang satu merupakan bagian
dari yang lainnya dengan menegaskan sebagai berikut “administration refers to the determination of mayor aims and
policies, were as management refers to the carrying out of operations designed
to accomplish the aim and effectuate policies” yang artinya
administrasi ditujukan terhadap penetuan tujuan pokok dan kebijaksanaannya,
sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan kegiatan dengan maksud
menyelesaikan/mencapai tujuan dan pelaksanaan kebijaksanaan (Handayaningrat,
1982).
2. Ordway Tead melihat administrasi
sebagai sesuatu yang terdiri atas organisasi dan manajemen. Ia menegaskan
bahwa “administration is the process and agency which responsible for
the determination of the aims for which an organization and its management are
to strive …etc” (Administrasi adalah suatu proses dan badan
yang bertanggungjawab terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan
manajemen digariskan dan sebagainya)(Handayaningrat, 1982).
3. Albert Lepawsky (1960) mempunyai
pandangan yang sama di atas dengan mengatakan“administrasi use in the broad
sense to include organization and management. Management is the force which
leads, and dirtects an organization in the accomplishment of a predetermined
object (administrasi digunakan dalam arti luas meliputi
organisasi dan manajemen. Manajemen adalah kemampuan memimpin memberi petunjuk
dan membimbing suatu organisasi dalam mencapai suatu tujuan yang ditentukan
terlebih dahulu).
4. S.P. Siagian (1977) dalam bukunya
yang berjudul “Filsafat Administrasi” mengemukakan bahwa “manajemen merupakan
inti dari administrasi karena manajemen merupakan alat pelaksana utama dari
administrasi” Selanjutnya beliau menegaskan bahwa antara administrasi dan
manajemen tidak dapat dipisah-pisahkan, hanya kegiatan-kegiatannya yang dapat
dibedakan. Dilihat dari segi fungsional administrasi mempunyai dua fungsi
utama, yakni: (1) menentukan tujuan menyeluruh yang hendak dicapai
(organization goal), (2) menentukan kebijaksanaan umum yang mengikat seluruh
organisasi (general and overall policies). Sedang manajemen pada hakekatnya
berfungsi untuk melakukan semua kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan dalam
rangka pencapaian tujuan dalam batas-batas kebijaksanaan umum yang telah
ditentukan pada tingkat administrasi. Dalam hubungan ini, manajemen boleh saja
menentukan tujuan tetapi sifatnya departemental atau sektoral. Demikian pula
kebiksanaan yang ditentukan pada tingkat manajemen bersifat khusus atau
pelaksanaan. Dari pandangan ini, beliau menegaskan bahwa administrasi lebih
luas dari manajemen, bahkan manajemen itu merupakan aspek dari administrasi.
5. Arifin Abdulrachman (1969) mengatakan dalam
bukunya yang berjudul “Leadership”, setiap
administrasi atau penyelenggaraan kegiatan-kegiatan itu mempunyai tiga aspek
yang dapat dibedakan satu-sama lain, yakni: (1) aspek formulasi kebijaksanaan,
(2) aspek manajemen, dan (3) aspek pelaksanaan (operation). Selanjutnya
dijelaskan beliau ketiga aspek tersebut seperti ini . “formulasi kebijaksanaan
administrasi (administrative policy) dibuat oleh pimpinan dari badan
administrasi (negara,swasta) dan membuat ketentuan-ketentuan mengenai
sasaran-sasaran dan tujuan-tujuan pokok yang hendak dicapai serta cara-cara
penyelenggaraan kegiatan untuk mencapai sasaran dan tujuan-tujuan pokok yang
telah ditentukan itu. Manajemen adalah kegiatan-kegiatan untuk mencapai
sasaran-sasaran dan tujuan pokok yang telah ditentukan itu dengan menggunakan
orang-orang pelaksana. Kegiatan-kegiatan manajemen dan sistematika
penggolongannya banyak macam ragamnya. Misalnya menurut beliau sendiri ada
lima, yaitu: (1) perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) Penempatan , (4)
penggerakan, dan (5) pengawasan.. Sedang kegiatan operation adalah kegiatan
yang benar-benar melaksanakan apa yang telah direncanakan oleh manajemen.
Kegiatan-kegiatan ini memadukan tenaga kerja (skill), bahan-bahan informasi,
alat kerja, uang, tempat kerja, dan waktu sehingga akhirnya mempunyai produk yang
dinamakan hasil kerja (barang dan jasa). Kaarena fungsinya memadukan
unsur-unsur kerja, maka operation mempersoalkan proses kerja, metode kerja,
teknik kerja atau carakerja. Dari pandangan ini , Arifin Abdulrachman
berpendapat bahwa dalam setiap administrasi selalu ada manajemennya. Bahkan
manajemen adalah inti dari administrasi. Seperti pandangan Siagian, Arifin
Abdulrachman juga berpendapat bahwa administrasi itu lebih luas volume
kegiatannya dari manajemen, Karena tidak hanya mencakup kegiatan manajemen,
akan tetapi mencakup juga kegiatan-kegiatan pembuatan kebijaksanaan
administrasi dan kegiatan operation.
0 comentários