Surat Menyurat Sebagai Alat Komunikasi
Kita sudah mengetahui bahwa dalam perkembangan dunia komunikasi, melalui teknologi modern banyak sekali media-media komunikasi telah diciptakan untuk memudahkan orang saling menyampaikan berita, misalnya melalui telepon, TV, telegram, radio serta media komunikasi lainya. Akan tetapi, untuk lebih memuaskan pemakai jasa komunikasi jangan dilupakan komunikasi tertulis yaitu surat.
Pengertian Surat
W.J.S. Poerwadarminta dalam Kamus Umum Bahasa Indonesia menjelaskan bahwa surat adalah kertas yang bertuliskan. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Oleh karenanya, batasan itu perlu diperjelas lagi dengan penekanan bahwa maksud yang disampaikan melalui surat dapat berupa permintan, pernyatan, pertimbangan, lamaran, penolakan, dan sebagainya. Dalam pengertian sehari-hari, surat umumnya dikenal sebagai alat untuk menyampaikan berita secara tertulis. Pengertian tersebut adalah pengertian
sempit. Padahal surat mengandung aspek yang lebih luas mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita yang dibuat dengan maksud tertentu. Dalam hal ini, yang dimaksud dengan informasi tertulis adalah informasi berupa kabar atau berita seperti surat berita yang sudah umum dikenal, misalnya surat penawaran, surat pesanan, surat pangilan, dan surat permohonan. Sedangkan informasi berupa rekaman berita secara tertentu, misalnya surat tanda bukti, kartu identias, akta, dan kontrak. Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa pada dasarnya surat adalah: Informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu yang khusus berlaku untuk surat-menyurat.
a. Pengertian Surat Menyurat
Penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada pihak lain dapat atas nama atau perseorangan (pribadi) atas nama jabatan dalam suatu organisasi. Kegiatan saling berkirm surat oleh perorangan atau organisasi disebut surat-menyurat atau korespondensi. Para pelaku dalam korespondensi disebut korespondensi.
b. Tujuan Penulisan Surat
Setiap orang mempunyai tujuan. Untuk mencapai tujuan itu orang yang tergabung di dalamnya harus mengadakan kerjasama. Untuk melaksanakan kerja sama harus ada komunikasi. Komunikasi ini dapat dilakukan dengan isyarat, lisan, maupun tertulis. Dengan komunikasi lisan biasanya penyampaian informasi tak selalu lengkap dan tidak selalu lancar seperti yang diharapkan oleh pengirm atau penerima berita. Ganguan- ganguan ini mungkin berupa ganguan lingkungan, fisik, bahasa, dan lain-lain. Akibat dari ganguan tersebut erhadap proses komunikasi dapat berupa:
1) Warta yang dikomunikasikan tidak sampai atau terlambat sampai ke tujuan
2) Warta yang dikomunikasikan tidak dipahami oleh si penerima
3) Si penerima salah menafsirkan isi surat, akibatnya salah mengambil sikap atau keputusan
4) Warta tidak ditangapi sebagaimana mestinya atau mungkin tidak ditangapi sama sekali
Dalam penulisan surat bukan tidak ada ganguan atau hambatanya, tetapi sangat kecil. Dalam suatu kantor atau organisasi sangat diharapkan sekali setiap pegawai ataupun pimpinan harus terampil membuat surat.
Fungsi Surat
Sudah dijelaskan pada uraian terdahulu bahwa surat adalah alat komunikasi tertulis yang sangat efisien karena dapat dijadikan bukti autentik (hitam di atas putih). Selain sebagai sarana komunikasi, surat dapat juga berfungsi (terutama surat resmi) sebagai:
1) Alat bukti tertulis yang autentik, misalnya surat perjanjian
2) Alat pengingat/berpikir, misalnya surat yang telah diarsipkan
3) Dokumentasi historis, misalnya surat dalam arsip lama yang digali kembali untuk mengetahui perkembangan masa lampau
4) Pedoman/dasar bertindak, misalnya surat keputusan, surat perintah, surat pengangkatan dan sebagainya
5) Jaminan keamanan, misalnya surat keterangan jalan
6) Duta atau wakil organisasi
7) Barometer kemajuan kantor
